Книга учета доходов и расходов организаций и индивидуальных предпринимателей, или же кассовая книга ИП – это документ, обязательный для заполнения, который должен иметься в наличии у каждого бизнесмена. Заполняется согласно Порядку, утвержденному Министерством Финансов Российской Федерации от 22 октября 2012 года.Образец заполнения также предоставлен Министерством финансов.
Вестись кассовая книга для ИП с целью учета доходов и расходов предпринимателем должна вне зависимости от вида его конкретной деятельности в следующих случаях:
- Если непосредственно руководитель осуществляет получение наличных средств от клиентов и расходует средства из кассы на себя и предприятие, даже если в наличии имеется расчетный счет.
- С клиентами расчет производится в безналичной форме, тогда как расходы фирмы оплачиваются наличными.
- Действия с расчетным счетом, которые производятся предпринимателем, не являются доходом от деятельности корпорации.
Под эти требования попадает большинство современных компаний и частных предприятий.
Кассовая книга и с чем ее едят
Кассовая книга – своеобразный “бортовой журнал” фирмы. В ней в хронологической последовательности фиксируются все переводы, доходы и траты денежных средств, осуществляемые компанией. С 2012 года этот документ является обязательной частью кассовой дисциплины предприятия. Книга доходов фирмы может быть оформлена или на бумаге, или в электронном виде. Форма заполнения унифицирована и не представляет особой сложности. В большинстве фирм документация по учету расходов и прибылей ИП формируется сама на базе программы 1С, использующейся для ведения всей бухгалтерской работы фирмы. Но после окончания отчетного периода бизнесмен, он же налогоплательщик, обязан вывести книгу учета доходов на бумагу. На каждый налоговый период следует заводить новую книгу приходно-расходной документации.
Учетная запись делается на основе приходно-кассового (фиксирующего поступление средств в кассу) и расходно-
кассового (заполняемого в том случае, когда деньги выдаются из кассы) ордеров. Эти документы прилагаются к кассовой книге и отчету кассира. Кроме того, в книге учета доходов и расходов ИП обязательно учитываются оставшиеся к концу дня в кассе неиспользованные средства. Если за день никаких поступлений или расходов финансов не производилось, то на эту дату заполнять книгу и составлять отчеты не нужно.
При составлении записей необходимо учитывать тот факт, что российским законодательством не разделяются личные вложения руководителя проекта и деньги предприятия. Поэтому если кто-либо из работников компании, включая руководство, хочет использовать средства из касс для каких-либо личных нужд, это не освобождает его от обязанности заполнения соответствующей графы, фиксирующей расходы, и от составления расходно-кассового ордера. Бланк ордера должен прилагаться к записи.
Заполнять книгу учета доходов и расходов предприятия стоит аккуратно и регулярно – налоговая инспекция имеет тенденцию внезапно появляться на пороге с проверками, и неправильно заполненные или вовсе не заполненные документы могут послужить для проверочной комиссии достаточной причиной, чтобы выписать штраф, а это вряд ли обрадует любого бизнесмена.
Как вести книгу учета доходов и расходов ИП?
В основном учетная политика ведется предприятием для расчетов налогообложения. Кассовая книга включает в себя следующие графы.
- В первой графе прописывается порядковый номер, под которым проводится финансовая манипуляция.
- Во второй графе должны быть записаны дата и номер ордера, на основании которого осуществляется эта операция.
- В третьей графе прописывается, что именно было сделано.
- В четвертой графе должны отражаться все прибыли фирмы, в их число входят доходы от реализации и внеплановые увеличение бюджета индивидуального предприятия.
- В пятой графе отражена общая сумма расходов, которые учитываются при составлении налоговой базы и относится к текущему кварталу налогового периода, данные по ней учитываются на момент последней даты налогового периода.
Если в книге учета доходов и расходов индивидуального предприятия вдруг была допущена ошибка, то ее можно исправить, заверив исправленный вариант, написанный новой строкой, личной подписью и печатью руководителя компании с указанием даты исправления. Если на расчетный счет фирмы вдруг была ошибочно переведена некая сумма, то отражать ее при учете доходов или расходов не требуется, ведь фактически ошибочно переведенные средства не относятся ни к доходам, ни к расходам фирмы.
Структура книги учета доходов ИП
Книга доходов и расходов ИП содержит 4 раздела. 
Раздел 1 включает доходы и убытки. Раздел 2 – расчет средств на приобретение или изготовление базового оборудования и материалов для предприятия и на приобретение любых активов, которые не являются материальными и будут учитываться при расчете базы для уплаты налогов по показателям налогов за отчетный период. В третьем разделе производится расчет сумм убытков, которые могут уменьшить финансовую базу по налогу, выплачиваемому в связи с применяемой упрощенной системой начисления налоговых выплат за отчетный период. Четвертый раздел – это траты, которые уменьшают суммы налогов, обязательные в связи с предварительно сделанными выплатами по налогу за текущий период. На страницах книги обязательно должны быть проставлены номера, если книга ведется на бумаге, то ей непременно нужен переплет. На последней странице книги должно быть указано количество страниц и стоять подпись и печать руководителя фирмы.
Нужно иметь в виду, что за систематическое нарушение правил по ведению книги учета доходов и расходов предприятия Налоговый кодекс РФ предусматривает штраф, поэтому совсем уж творчески подходить к этому процессу не стоит. Утверждать учетные записи доходов, вложений и убытков компания должна до момента подачи налоговой декларации.
Из всего сказанного выше можно сделать вывод, что кассовая книга учета доходов и расходов – главный настольный документ при проведении всех финансовых операций на любом предприятии, и ее правильное заполнение является задачей важной и ответственной, пренебрегать качественным выполнением которой не следует ни в коем случае. На основе документов о финансовых вложениях и доходах в ней в хронологическом порядке отражается вся деятельность компании.
